Administratör personalpool, utbildning

Vi samverkar för att barn och elever ska utvecklas och ha en trygg uppväxt. Vi lär barn att läsa, skriva och räkna. Vi bidrar till att utveckla barns fantasi och tro på den egna förmågan. Vi stödjer barn och elever att leva ett självständigt liv. Vi har Sveriges viktigaste jobb - vårt uppdrag är att ge unga framtidstro.

Uppdraget för Personalpool utbildning är att stötta förvaltningens verksamheter i hantering av kortare personalbehov. Pooladministrationen utför uppgifter som gäller poolarnas och timpoolarnas anställning. Personalpoolen består av ca. 150 poolare med heltidsanställning och ett större antal timvikarier med korttidsanställning.

Personalpoolen leds av verksamhetschefen och tre enhetschefer ansvarar för de heltidsanställda vikarierna. Timvikarier och poolare kan bokas till alla förskolor och grundskolor i kommunen. Poolare har heltidsanställning och tilldelas bokningar, timvikarier väljer vilka pass de bokas till. Timvikarier finns tillgängliga för gymnasiet utöver för- och grundskolorna.

Personalpoolens verksamhetschef är närmaste chef för personalpoolens enhetschefer och pooladministrationen.

Dina arbetsuppgifter
Som medarbetare hos oss kommer du att arbeta operativt med att säkerställa stöd i rekrytering av poolare och timvikarier. Du är telefonsupport internt och externt samt stöttar verksamheterna.

Du hanterar personaladministrativa uppgifter gällande timvikariernas anställning och lön. Du kommer även att ha uppföljning och kontinuerlig dialog med enhetscheferna för personalpool och de verksamheter vi stöttar. Du deltar aktivt och bidrar med din kompetens i utvecklings- och förbättringsprojekt inom området.

Som administratör för personalpoolen ger du ett nära administrativt stöd till enhetschefer, för- och grundskolor och fungerar som ”spindeln i nätet” för personalpoolen. Arbetet är varierande och innehåller såväl rutinmässiga arbetsuppgifter som mer kvalificerade arbetsuppgifter enligt nedan:

• Administrera korttidsbehov
• Administrera verksamheternas egna intermittent anställda
• Slingan (telefon/mejl/ärendeportal)
• Samverkan med externt bemanningsföretag
• Löneattestering
• Frånvaroregistrering
• Systemadministration
• Uppföljning av timvikarier
• Löneöversyn
• Administrativt stöd till personalpoolens enhetschefer
  
  

Om dig
Vi söker dig som har lägst gymnasieutbildning och har erfarenhet av administrativt arbete inom de närmsta två åren. Som person är du initiativrik, serviceinriktad, flexibel, strukturerad och ordningsam. Du kan arbeta självständigt med flera uppgifter parallellt där du har en egen drivkraft, kan se helheten och göra relevanta prioriteringar i arbetet. Du har en god samarbetsförmåga och kan bemöta kollegor, poolare. timvikarier och förskolans samt grundskolans rektorer/ordinarie personal på ett bra och serviceinriktat sätt då du även är ansikte utåt för Personalpool utbildning.

Du är proaktiv och handlingskraftig och kan använda Personec P, Multiaccessen och Time Care pool. För att trivas hos oss är du stresstålig och prestigelös.

För att trivas hos oss behöver du vara en person med en positiv grundinställning som ser möjligheter i det mesta och bidrar aktivt med idéer för att utveckla vårt arbete. Du gillar att finnas i sammanhang där tempot är högt och där du ofta får hantera nya typer av frågor. Du står för god service, ett gott professionellt bemötande i alla dina kontakter och är självgående till din natur. Vi vill fortsätta bygga ett fantastiskt team av medarbetare där alla drar åt samma håll och bidrar till vår gemensamma och verksamhetens utveckling.

Till följd av lagen om lämplighetskontroll ska utdrag ur polisens belastningsregister uppvisas vid anställning. 

Om du känner igen dig i ovanstående beskrivning, skicka in din ansökan med personligt brev och CV. Vi välkomnar din ansökan!

Övrigt
Vikariat, heltid, med start 2025-02-03 till och med 2025-04-30.

Om Umeå kommun
Umeå kommun är regionens största arbetsgivare med över 13 000 medarbetare. Kommunen har cirka 440 chefer och verksamheten är indelad i åtta förvaltningar. Våra jobb och vår värdegrund utgår från medborgarfokus, öppenhet, tillit och ständiga förbättringar. Umeå är en kulturstad i ständig utveckling. För att klara målet 200 000 invånare år 2050 behöver vi bli fler som arbetar för tillväxt och välfärd. Vi vet att olikheter berikar och välkomnar alla att söka jobb hos oss. De närmaste tio åren kommer vi att anställa omkring tusen medarbetare varje år. Vill du bli en av oss?

Här kan du ta del av hur det är att leva och bo i Umeå: Flytta - Umeå kommun

Umeå kommun ingår i tre förvaltningsområden för finska, meänkieli och samiska www.umea.se/minoriteter. 

Som medarbetare hos oss i Umeå kommun kan du ta del av ett antal förmåner. Ta del av våra förmåner här.

Säljer du annonser eller erbjuder rekryteringsstöd? Var vänlig, kontakta inte oss om det! Vi väljer och kontaktar själva företag vi samarbetar med.