Leverera handlingar till stadsarkivet

Stadsarkivet är kommunens centrala arkivdepå för slutförvaring av allmänna handlingar. Hit levereras handlingar framför allt från kommunens egna verksamhet, men även kommunala bolag och vissa privata verksamhetsutövare är skyldiga att leverera handlingar för slutförvaring. Här är några saker ni ska tänka på när det är dags att leverera handlingar på papper till stadsarkivet för slutförvaring.

För kommunalanställda och kommunala bolag finns information på intranätet:

För övriga verksamheter följer en snabblektion i vad ni ska tänka på innan ni gör en leverans.

Viktigt att göra innan leverans:

  • Kontakta stadsarkivet och kom överens om en tid för leverans. Stadsarkivet tar inte emot oanmälda leveranser.
  • Fyll i leveransreversal. Fyll i vad som ingår i leveransen, med en rad för varje handlingstyp. Det går bra att fylla i reversalen på datorn och skriva ut. Mall till reversalen hittar du här: Leveransreversal , 41.1 kB, öppnas i nytt fönster..

1. Ordna och rensa akter

Lägg akterna i uppmärkta aktomslag av syrafritt papper. Det går bra med vanligt ofärgat A3-papper. Märkningen görs med arkivbeständig bläckpenna.

Rensa akterna på handlingar som inte ska bevaras. Det kan vara till exempel minnesanteckningar eller allmänna handlingar som ska gallras. Ta även bort gem, plastfickor, post it-lappar, gummiband och andra saker som kan skada handlingarna. Om det finns sakuppgifter till ett ärende på en post it-lapp går det bra att kopiera lappen och lägga kopian i akten.

Akter före och efter omhändertagande för arkivering.

Akter före och efter omhändertagande för arkivering.

Uppmärkt arkivbox.

2. Packa handlingar

Handlingarna bör redan från början hållas i en logisk ordning, exempelvis efter personnummer eller fastighetsbeteckning. Om inte ska de nu ordnas och läggas i arkivboxar. Fyll boxen till kanten, men inte mer än att det är enkelt att vika över ’vingarna’.

Arkivboxar ska uppfylla kraven i standarden SS-ISO 16245:2010. Boxar som uppfyller kraven går till exempel att köpa här: Arkivbox, A4, Svensk standard, 55 x 240 x 315 mm, brun | Lyreco® Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

Märk boxen med uppgifter om:

  • Levererande verksamhet
  • vilken typ av handlingar som finns i boxen
  • vilka år som handlingarna omfattar
  • eventuella andra kännetecken som kan användas för sökning utifrån sorteringsordningen, till exempel spann av diarienummer eller födelsedatum.

Leveransreversal.

Använda alltid blyertspenna för att skriva på arkivboxen, aldrig bläck.

3. Fyll i leveransreversal

När handlingarna är packade är det dags att fylla i leveransreversalen. Som beskrivning av leveransen fyller du i de handlingstyper som levereras (en rad per handlingstyp), vilka år som omfattas och hur många volymer (arkivboxar) serien består av.

Det går bra att fylla i reversalen på datorn och skriva ut. 

Mall leveransreversal. , 41.1 kB.

4. Boka tid för leverans

Nu är det dags att kontakta stadsarkivet och boka en tid för leverans. Stadsarkivet inte tar emot oanmälda leveranser. När tiden är överenskommen skickar du handlingarna tillsammans med underlaget.

5. Bekräftelse

När stadsarkivet packat upp och gått igenom leveransen skickar vi en bekräftelse till dig.

Undrar du något?

Kontakta stadsarkivet så hjälper vi dig. Det kan till exempel vara att vi besöker er och går igenom handlingarna tillsammans eller bistår med särskilda rutiner för vissa typer av handlingar.

Sidan publicerades