Arrangera evenemang

Stora och små evenemang av olika slag ger liv och rörelse i kommunen och stärker upplevelsen av Umeå. Ett lyckat evenemang kräver noggrann planering. Du måste bestämma vad du vill göra och var evenemanget ska hållas, tänka över säkerheten, kanske söka tillstånd och sedan marknadsföra evenemanget.

Här är praktisk information samlad i en evenemangsguide som underlättar för dig att arrangera, antingen du är ny eller erfaren arrangör. Vi vill att du ska våga och känna dig säker som arrangör.

Tänk på innan

När passar det?

Innan du bokar en lämplig plats och börjar planera ditt evenemang, ta reda på om det är andra liknande evenemang på gång. Undvik att liknande evenemang krockar med varandra. Se vilka evenemang som redan är planerade, till exempel i kommunens och turistbyråns kalendrar. Arrangörer tipsar själva om sitt evenemang, därför kanske inte alla evenemang finns med i kalendrarna.

Planera ditt evenemang

Det finns många platser både inomhus och utomhus för evenemang i Umeå. Frågan är vad som passar bäst för ditt evenemang. Kartan nedan visar en överblick av evenemangsplatser i centrala Umeå.

Karta över evenemangsplatser Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Vi har samlat fakta om lokaler och mötesplatser inomhus och utomhus som lämpar sig för olika typer av arrangemang. Till exempel listar vi yta och kapacitet, elanslutning och avlopp, internetuppkoppling, annan utrustning, parkering och bussförbindelser. Hitta din lokal här:

Lokaler inomhus

Ytor utomhus

När du arrangerar ett evenemang ansvarar du som arrangör för att evenemanget är säkert när det gäller brand­skydd, miljö och hälsa. Sök tillstånd hos polisen i god tid, senast en månad före evenemanget. Bifoga en beskrivning av er brandskyddsorganisation tillsammans med ansökan.

Brandskyddsansvarigas uppgift blir att förmedla brandskyddsinformation (utrymningsvägar, skyltning, släck­medel, brandrisker med mera) till övrig personal, se till att brandskyddsregler följs under hela evenemanget och vara uppmärksam på risker som dyker upp.

Du som arrangör vet vad du vill göra, men du kanske inte vet vilka tillstånd du behöver eller vad du ansvarar för? I tillståndsguiden finns information om det. Ansök om tillstånd i god tid, för en del tillstånd är flera olika aktörer inblandade.

Tillståndsguide

Kontakta evenemangslotsen om du vill ha hjälp att ordna ett gemensamt möte tillsammans med berörda aktörer.

Du kan också behöva tillstånd som inte söks hos kommunen. Här är några tillstånd samlade med lista över dina ansvarsområden som arrangör.

Lista över ansvar/tillstånd , 271.7 kB, öppnas i nytt fönster. (pdf)

Det finns fler sätt att marknadsföra ditt evenemang. Vi har samlat bra information om marknadsföring som inte behöver bli så dyrt. Där kan du till exempel får tips om affischering och evenemangskalendrar, men också om tidningar och andra kanaler för att annonsera.

Marknadsföring med små resurser

Tips för hållbara evenemang

Gör ditt evenemang så hållbart som möjligt vad gäller miljö, människor och ekonomi. Här är några tips till dig som arrangör:

  • Ideella föreningar kan kostnadsfritt anmäla sig till Pantameras föreningskoncept. Bra för kassan, bra för miljön. Pantameras föreningskoncept Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
  • Fråga efter kärl för sortering av avfall när du kontaktar dem som ska hantera avfallet, se mer på Vakins webbplats Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..
  • Rekommendera besökare att åka buss till evenemanget, visa vilka linjer som passar bäst och länka till tidtabeller.
  • Servera ekologiskt och rättvisemärkt kaffe och bananer. Berätta det och ta eventuellt lite mer betalt. Kontakta kommunens samordnare för Fairtrade City-arbetet och få material som visar att ni jobbar med rättvisemärkta produkter, eller kanske få en Fairtrade-ambassadör på plats.
    Läs mer om Umeå Fairtrade city
  • Vill ni ta ett ordentligt hållbarhetsgrepp om ert evenemang, kontakta Visit Umeå så finns möjlighet att få hjälp med en grundlig nulägesanalys och åtgärdsplan: gabriella.hed-vall@visitumea.se.
  • Välj en fråga som är viktig just för er och som ni kan skapa engagemang kring. Fokusera på att nå förbättring i den frågan. Glöm inte att tala om det ni gör så att deltagare, besökare och samarbetsparter också får möjlighet att engagera sig och bidra.
Sidan publicerades
www.umea.se/evenemangsguide