Hantering av personuppgifter, stadsarkivet
För dig som har kontaktat Stadsarkivet via något av formulären ”Beställning av betygskopia/utdrag ur betygskatalog” eller ”Beställning eller fråga till Stadsarkivet” gäller att din beställning formellt utgör en till Umeå kommuns kommunstyrelse inkommen handling. Som sådan utgör den även en allmän handling enligt reglerna i Tryckfrihetsförordningens (SFS 1949:105) andra kapitel. Enligt Offentlighets- och sekretesslagens (SFS 2009:400) femte kapitel är huvudregeln att allmänna handlingar skall registreras. Detta utgör den rättsliga grund enligt vilken Stadsarkivet behandlar dina personuppgifter.
Dina personuppgifter registreras i ett IT-baserat blankettsystem där de också kommer att elektroniskt lagras under två månader. Därefter kommer uppgifterna att gallras (raderas) ur blankettsystemet.
Dessförinnan kommer emellertid Stadsarkivet att ha skrivit ut kontaktformulären på papper. Detta gör vi för att kunna handlägga och besvara din fråga. De på papper utskrivna kontaktformulären sparas därefter under ett år efter det att din fråga besvarats eller ärendet på annat sätt avslutats för att därefter gallras. Denna gallringsfrist är reglerad i en särskild dokumenthanteringsplan för Stadsarkivet (antagen av kommunstyrelsen 2007-01-16, § 7).
Då de inkomna formulären utgör allmänna handlingar har du normalt inte rätt att själv begära att uppgifterna gallras med kortare frister än vad som ovan angivits. Rättelse kan du dock alltid begära och då vänder du dig enklast till Stadsarkivet (090-16 59 11 eller stadsarkivet@umea.se).