Anställningsprocessen

Äldresomsorgens rekryteringscentrum

Äldreomsorgens rekryteringscentrum (ÄORC) startades 2020 med syfte att avlasta chef med rekrytering och anställningsadministration. ÄORC servar idag äldreomsorgen med rekrytering av undersköterskor och vård­biträden till vård- och omsorgsboende och hemtjänst, oavsett längd på behovet, och hanterar hela rekryterings­processen från det att ett behov uppstår tills dess att en ny medarbetare är på plats fullt utrustad, utbildad och redo att påbörja sin första arbetsdag.

Detta har inneburit att man frigjort tid för chef att jobba mer med att vara närvarande utifrån arbetet med Sunt arbetsliv Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Genom att etablera en enhet som är specialister på rekrytering klarar vi också av att i högre grad kvalitetssäkrar den processen.

System för automatisk referenstagning

Under våren 2021 deltog äldreomsorgen i en utvärdering av applikationen "RefApp" som används för automatisk referenstagning. Piloten föll väl ut och applikationen togs i bruk i maj 2021.

Avveckling av behörighetsblankett i ”Blanketthimlen”

I juni 2021 lanserades en omarbetad behovsblanketten för verksamhetssystem. Den nya behörighets­blanketten har förbättrats och flyttas till en modernare platform.

Automatisering av processer med hjälp av RPA

För att snabba upp, minska manuell hantering och höja kvalité och säkerhet utvecklas inom ramen för projektet ett antal RPA-lösningar:

RPA1/SOC1: Utbildningskontroller i Treserva

I juni 2021 produktionssattes projektets, och Umeå kommuns, första robot som arbetar med att utföra utbildningskontroller i verksamhetsystemet Treserva.

RPA2/HR1: Attestering av intermittenta

I december 2021 produktionssattes projektets, och kommunens, andra robot som arbetar med att attestera intermittenta i systemen Personec P och Time Care Pool.

RPA3/SOC2: Automation - borttag av behörigheter i Treserva, TES och Prator

För att säkerställa att medarbetare som slutat i kommunen tas bort ur systemen Treserva, TES och Prator utvecklades en RPA-lösning. Roboten produktionssattes under december 2022.

Översikt och uppföljning av rekryteringsbehov

Med EasIT som plattform har ÄORC tillsammans med IT utvecklat ett digitalt stöd som ger äldreomsorgens enhetschefer och medarbetare på ÄORC möjlighet att följa flödet från att en kandidat blir anvisad till att vara en fullt utrustad medarbetare på sin nya arbetsplats. Lösningen ger chefer möjlighet att se status för respektive medarbetares genomförda utbildningar.

Etablering av pool med tillsvidareanställda

Projektet syftade till att skapat förutsättningar för, planera och starta upp en personalpool för hemtjänsten och vård- och omsorgsboende. Verksamheten startades upp 2022.

Två av deluppdragen som ingått i projektet fortsatte under 2023:

Utbildningar inom äldreomsorgen

Utbildningar visade sig vara ett mer omfattande förändringsarbete än man först trodde, därför förlängdes delprojektet under 2023. Arbetet var indelat i två olika delar. Det handlade dels om att för äldreomsorgen se över organisation och arbetssätt, dels att se över dagens systemstöd kopplat till utbildning.

"En väg in" för rekryterande chef

Även delprojektet ”En väg in”, som är en lösning för att utrusta nyanställda medarbetare med behörigheter, fortsatte under 2023. Projektet har tagit fram stommen till en skalbar lösning som har potential att på sikt kunna skalas upp för att stötta samtliga verksamheter inom Umeå kommun. Ambitionen är att på sikt samla alla beställningsformulär på ett och samma ställe och på så sätt tillhandahålla "En väg in" för rekryterande chefer och andra stödfunktioner.