RPA underlättar för medarbetare på Vakin

Starta i liten skala, få ordning på data och samarbeta för att få in fler perspektiv. Det var några av lärdomarna när Vakin och DoIT började bygga RPA ihop.

RPA, eller Robotic Process Automation, innebär att en mjukvara utför förutsägbara och repetitiva uppgifter i stället för en människa. På Digital omställning och IT (DoIT) i Umeå kommun satsar man på att hjälpa kommunala verksamheter och bolag med RPA.

Vakin började med ett litet pilotprojekt för att utforska möjligheterna. Med stöd av bland andra Andreas Hed, systemutvecklare på DoIT, undersökte man vilka processer som var lagom att börja med och lära av. Efter en inledande fysisk workshop där man kartlade processer som kunde automatiseras, genomfördes projektet helt virtuellt med distansmöten.

Resultatet är en RPA som jämför transaktioner på banken med ekonomisystemet för att säkerställa att allt är bokfört. Just nu testas ytterligare en, som ska göra månadsavstämning för kundreskontran.

– Vi bedömer att vi har sparat en halv dag i månaden hittills. Vi vill lägga tiden på mer kritiska uppgifter, inte minst vid månadsavstämningarna när belastningen är hög, berättar Nils Bindler, ekonomiadministratör på Vakin.

Andreas Hed har lång erfarenhet av RPA och ser i samarbetet med Vakin möjligheten att lära mer om hur DoIT bäst kan hjälpa kommunens verksamheter och bolag med automation utifrån deras behov och målsättningar.

– Vi vill göra det så enkelt och bra som möjligt, bland annat genom att göra ett tydligt paket av hur långsiktig drift och förvaltning ska ske för de RPA vi utvecklar tillsammans.

Bra data och samarbete underlättar

Vakin har under flera år jobbat med att förbättra kvaliteten på sin data och det har gjort arbetet med RPA enklare.

– Vi vet att vi har många repetitiva arbetsuppgifter som vi skulle kunna automatisera. God datakvalitet är förutsättning för att kunna nyttja RPA, och på sikt även AI, säger Mats Wilhelmsson, IT-ansvarig på Vakin.

Han menar att samarbetet med DoIT gjort arbetet med RPA mer genomförbart, än om man skulle bygga upp egen förmåga.

– Behovet av effektivisering inom offentlig sektor är stort. Det är en styrka om vi kan hjälpas åt i den digitala omställningen, säger han.