Gemensamma arbetssätt för digitalisering utvecklas

En gång i månaden bjuder Team digitaliseringsstöd in till en öppen demo där alla kommunens medarbetare får vara med och tycka till om digitalisering. På demon visar och berättar teamet om hur kommunens stöd för digitalisering utvecklas, och lyssnar på input och reflektioner från deltagarna.

– Det spelar ingen roll var man arbetar eller vilket jobb man har, alla är välkomna att lyssna och vara med i dialogen, säger Mona Lindgren, processledare på Digital omställning och IT (DoIT) på Umeå kommun.

Men vänta – demo och stöd för digitalisering, vad betyder det?

– Stöd för digitalisering är kort och gott hur vi som kommun ska genomföra digitaliseringsarbete. Det kan låta krångligt, men i grund och botten är det enkelt – vi behöver bli riktigt bra på att samarbeta mot gemensamma mål och få tekniken att stödja oss, berättar Mona.

Hon nämner bland annat arbetssätt för att samla in behov, räkna på nytta, planera genomförande och samarbetsformer mellan kompetenser och över organisationsgränser. I vissa fall handlar det om att utveckla existerande metoder, och andra gånger om att skapa helt nya.

– Omställningen gäller även oss som jobbar med digital teknik. Vi behöver också utvecklas för att vara en smart och effektiv digitaliseringspartner till kollegorna i kommunens verksamheter, säger hon.

Bjuder in till dialog genom demo

Under hösten har Team digitaliseringsstöd hos DoIT analyserat behov och förutsättningar för att modernisera och vässa stödet för digitalisering. Man har utvärderat tidigare arbetssätt och tittat på hur andra gör.

– Eftersom det är arbetssätt som alla verksamheter i kommunen ska samsas om har vi påbörjat och planerar att ha mycket dialog med verksamheterna. I centrum finns behovet av att öka takten i den digitala omställningen, berättar Mona.

Omställning i en komplex verksamhet, som en kommun, är inte en spikrak resa. Den kan inte styras på ett förutsebart och maskinliknande sätt, med långa planer, avgränsade projekt och förväntningar på att stora system ska lösa alla problem. Fortlöpande, stegvis anpassning efter behov är ett bättre sätt. Då kan arbetet anpassas när förutsättningar förändras och nya insikter nås.

Det är också tanken bakom öppna demos. Team digitaliseringsstöd visar upp, eller demonstrerar, arbetet så långt som det har kommit. Det handlar om att visa hur tankarna går och få smarta frågor och inspel.

– Och sist men inte minst – vi behöver göra mycket mer tillsammans. Att samsas om information och data är centralt i den digitala omställningen, liksom att slå våra kloka huvuden ihop. Då får vi mycket bättre förutsättningar att skapa en god välfärd för alla!